Vorlage - VO/2250/19-1  

Nach Zurückstellung der Bezugsvorlage zur weiteren Besprechung zwischen Fraktionsvorsitzenden und Verwaltung durch den Hauptausschuss am 21.08.2019 wird diese Folgevorlage mit ungeändertem Sachverhalt und Beschlussvorschlag, ergänzt um die Niederschriftsauszüge der Beratungen und den seinerzeitigen Antrag, erneut wie folgt in die Beratung gegeben (Besprechung erfolgte am 06.11.2019):

Im Rahmen des Genehmigungsverfahrens einer überplanmäßigen Ausgabe für das Neustadt-Treffen 2019 wurde deutlich, dass aufgrund der heutigen Beschlusslage die Mitteleinplanung und Gewährung von Reisekostenübernahmen nicht eindeutig geregelt ist. Da aktuell erste Planungen für 2020 aufgestellt werden, schlägt die Verwaltung vor, dass die Beschlusslage überarbeitet wird.

Bei den Haushaltsberatungen für 2015 in der Hauptausschusssitzung am 19.11.2014 wurde unter TOP 7 folgender Beschluss gefasst:

Es sind jährlich Mittel für das Neustadttreffen fest in den Haushalt einzuplanen. Jede(r) Stadtverordnete hat das Recht, an dieser Summe zu partizipieren.

Diese Entscheidung beruhte auf den seinerzeit wie folgt lautenden Antrag der Fraktionen CDU, BGN und SPD:

Es sind jährlich 2.000,00 € für das Neustadttreffen fest in den Haushalt einzuplanen. Jeder Stadtverordnete hat das Recht, von dieser Summe zu partizipieren. Sollte die Summe nicht reichen, werden die Mehrkosten auf alle teilnehmenden Stadtverordneten umgelegt.

Der Haushalt weist die Ansätze unter der Haushaltsstelle „3000.5940 Verwaltung kultureller Angelegenheiten – Förderung kultureller Beziehungen (Städtefreundschaften)“ aus. Hieraus werden nicht ausschließlich die Kosten für die Neustadtfahrten beglichen, sondern auch Aufwendungen für bspw. Übersetzungen oder Empfänge von Gastdelegationen bei der Stadt. In den Jahren 2015 und 2016 wurden darüber hinaus auf Antrag der Volkstanzkreis und das Fischeramt zu den Fahrten bezuschusst. Es werden jährlich 4.000 € für die Neustadt-Treffen und 1.000 € für anderweitige städtepartnerschaftliche Ausgaben veranschlagt.

Der am 19.11.2014 gefasste Beschluss sieht keine fixe Summe oder eine Deckelung vor. Der Teilnehmerkreis für die Kostenübernahme wurde von Hauptausschussmitgliedern (historisch aus Magistratszeiten gewachsen) auf die Stadtverordneten erweitert. Wegen der Beschlusslage werden sämtliche anfallenden Reisekosten der Stadtverordneten übernommen. Angesichts der Konsolidierungsbemühungen und der angelaufenen Vorbereitungen für die Neustadt-Fahrt 2020 werden folgende Eckdaten aufgezeigt:

Verlauf Gesamtausgaben und Reiskosten Neustadt-Treffen 2015 bis 2019:
 

Durchschnittswerte aus den vergangenen fünf Teilnahmen:

Eine Gesamtübersicht für die Aufwendungen zu den Neustadt-Fahrten kann der Anlage entnommen werden. Verwaltungsseitig wird auch der hohe Stellenwert der Delegationsauftritte auf den Neustadt-Treffen gesehen. Die Übernahme der Gesamtkosten, die die Ansätze regelmäßig ausreizt bzw. überschreitet, erlaubt hingegen einerseits keine Zuschussgewährungen an andere teilnehmende Vereine oder Vertreter und berücksichtigt vor allem andererseits nicht die Intension des seinerzeitigen Antrags: Mit einer Deckelung der Zuschüsse die Kosten wegfallen oder gering halten zu lassen und den Teilnehmerkreis zu erweitern.

Eine durchschnittliche Teilnehmerzahl von 11,6 und den seinerzeit vorgesehenen Teilansatz von 2.000 € zugrunde legend, spricht sich die Verwaltung für eine eben solche Deckelung der städtischen Zuschüsse in Höhe von 200,00 € je teilnehmende/n Stadtverordnete/n ab kommenden Haushaltsjahr aus. Die ebenfalls markant gestiegenen Aufwendungen für die Präsentationskosten (zuletzt um die 1.200 €) sollten reduziert werden. Nur so kann der Teilansatz von 4.000 € auch bei höherer Teilnehmerzahl wieder als ausreichend angesehen werden.

Ab dem Haushaltsjahr 2020 wird der Betrag für die Übernahme der Reise- und Unterbringungskosten der Stadtverordneten bei den auswärtigen Neustadt-Treffen auf 4.000,00 € begrenzt. Die Kostenübernahme pro Teilnehmer wird auf maximal 200,00 € festgesetzt. Weiteren Vertretern und Organisationen wird nach Haushaltslage ein Zuschuss auf Antrag gewährt. Die Aufwendungen für die Repräsentationskosten der Delegation sind auf 1.000,00 € zu beschränken.

- Kostenübersicht Neustadt-Treffen 2015 bis 2019

- Protokollauszug Hauptausschuss 21.08.2019  

- Protokollauszug Hauptausschuss 19.11.2014  

- Antrag der CDU-, BGN- und SPD-Fraktionen vom 02.09.2014