Vorlage - VO/1949/18-1  

Nach Vorberatung im Hauptausschuss am 16.05.2018 und 06.06.2018 wurde durch Beschluss der Stadtverordnetenversammlung am 21.06.2018 eine Neufassung der Geschäftsordnung beschlossen. In der Folge kam es zu Irritationen hinsichtlich der enthaltenen Neuregelung der Zurverfügungsstellung von Sitzungsunterlagen an die Vorsitzenden der in der Stadtverordnetenversammlung vertretenen Fraktionen.

Sowohl in der Vorlage als auch in der Synopse zur beschlossenen Neufassung in § 3 Absatz 5 ausgewiesen war der Wegfall der postalischen Zusendung bzw. der Zustellung durch den Hausmeister des Rathauses von ausgedruckten Sitzungsunterlagen sämtlicher Ausschuss-/ Gremiensitzungen an die Fraktionsvorsitzenden. Dieser Wegfall ist unbedingt losgelöst von der Realisierung des papierlosen Sitzungsdienstes zu sehen; seit 2009 werden generell die Papierunterlagen (Einladungen, Vorlagen mit Anlagen, Niederschriften) nur noch an Ausschussmitglieder versandt. Allen anderen Stadtverordneten und bürgerlichen Mitgliedern stehen die Ausschussinformationen in elektronischer Form im Ratsinformationssystem zur Verfügung. Ausgenommen von dieser seitdem gängigen Praxis der Verwaltung und Selbstverwaltung waren später dann Fraktionsvorsitzende und Bürgervorsteher/in.

Das also eigentlich geübte Verfahren wurde daher auch in die Neufassung der Geschäftsordnung aufgenommen und um die Fraktionsvorsitzenden sowie die Bürgervorsteherin bzw. den Bürgervorsteher erweitert.

§ 3 (5) der aktuellen Geschäftsordnung:

(5) Einladungen und Sitzungsunterlagen der Ausschüsse werden fristgerecht in Papierform lediglich an Ausschussmitglieder versandt, soweit diese nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Allen anderen Stadtverordneten und bürgerlichen Mitgliedern sind die Inhalte fristgerecht in elektronischer Form im Ratsinformationssystem zur Verfügung zu stellen.

Da seit der konstituierenden Sitzung der Stadtverordnetenversammlung nicht alle Fraktionsvorsitzenden einerseits bislang am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen und vor allem andererseits nicht mit dieser beschlossenen Erweiterung der Zustellungsausnahme einverstanden sind, wird vorgeschlagen, den betreffenden Passus durch einfachen Beschluss der Stadtverordnetenversammlung zu ändern und die geänderte Geschäftsordnung durch den Bürgervorsteher ausfertigen zu lassen.

§ 3 Absatz 5 der Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung und Ausschüsse der Stadt Neustadt in Holstein wird wie folgt geändert:

(5) Einladungen und Sitzungsunterlagen der Ausschüsse werden fristgerecht in Papierform lediglich an Ausschussmitglieder sowie an die Fraktionsvorsitzenden und die Bürgervorsteherin oder den Bürgervorsteher versandt, soweit diese nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Allen anderen Stadtverordneten und bürgerlichen Mitgliedern sind die Inhalte fristgerecht in elektronischer Form im Ratsinformationssystem zur Verfügung zu stellen.

keine