Auszug - Grundsätze des städtischen Berichtswesens  

Bericht:

Herr Holtfester führt in die Thematik ein. Er erläutert den Inhalt des Antrags von Herrn Kasten. „Es ist in allen Ausschüssen eine zusätzliche Kurzliste aller Beschlüsse zu erstellen und dem Protokoll beizufügen. Die Beschlüsse bleiben bis zu ihrer Erledigung aufgelistet.“ Es solle kein großer Bericht in die Kurzliste eingefügt werden.

Diskussion:

Herr Kasten ergänzt, es möge lediglich ersichtlich sein, worum es bei dem jeweiligen Beschluss geht. Dazu soll in Kurzform der Erledigungsstand beigefügt werden.

Herr Sela zitiert aus der Kommentierung der Gemeindeordnung. Es müsse über den Stand der Ausführung der Beschlüsse berichtet werden. Dies möge in gebotener Kürze erfolgen.

Herr Dr. Böckenhauer denkt, es werden alle Seiten von der Regelung profitieren. Für die Bürgermeisterin sei eine solche Liste nach seiner Ansicht ein wirksames Führungs-Instrument. Er stellt folgenden Antrag: „Sie erfolgen unter dem für alle Ausschüsse ständigen Tagesordnungspunkt: Bericht über die Umsetzung der Beschlüsse.“

Frau Dr. Batscheider erläutert, dass die gewünschte „Kurzliste aller Beschlüsse“ harmlos klinge, was aber in der Verwaltungswirklichkeit nicht der Fall sei. Frau Dr. Batscheider verdeutlicht an einem Beispiel, die hiermit im Zusammenhang stehenden Fragen. Wenn es zum Beispiel um die Vergabe eines Auftrags an eine Straßenbaufirma gehe. Die Selbstverwaltung entscheide auf Grundlage einer Ausschreibung über die Vergabe an eine Firma.

Wann sei der Beschluss aus der Kurzliste zu streichen?

•Wenn die Stadtverordnetenversammlung der Empfehlung des HA gefolgt ist?

•Wenn der Auftrag unterschrieben wurde?

•Wenn der Auftragnehmer den Auftrag unterschrieben hat?

•Wenn der erste Bagger rollt?

•Wenn der letzte Bagger abgezogen ist?

•Wenn die Einweihung gefeiert worden ist?

•Wenn die Schlussabnahme erfolgt ist?

•Wenn die Schlussrechnung vorliegt?

•Wenn die Prüfung durch das Innenministerium abgeschlossen ist?

•Wenn der Sicherheitseinbehalt ausgezahlt worden ist?

•Wenn die Ausbaubeiträge beschieden worden sind?

•Wenn alle Ausbaubeiträge bezahlt worden sind?

Je nachdem, wie man „erledigt“ definiere, handele es sich also um einen Zeitraum von ca. 4 Wochen bis zu 4 oder 5 Jahre, bis der Beschluss von der Liste gestrichen werden könne.

Eine weitere Frage stelle sich, wenn im BauPA sowieso über laufende Maßnahmen berichtet werde, solle dieser Beschluss dann nicht auf die Liste des BauPA? Oder auf beide Listen?

Der Hauptausschuss tage zweimal im Monat. Wenn man unterstelle, es werden im Schnitt 2 Beschlüsse pro Sitzung gefasst, seien das 4 Beschlüsse pro Monat und rund 48 im Jahr. Obiges Beispiel zeige, dass nicht wenige Beschlüsse jahrelang auf der Liste stehen werden, je nachdem, was unter „erledigt“ zu verstehen sei. Es werden sehr viele Personalstunden aufzuwenden sein, um all diese Beschlüsse zu überwachen – im Falle des Hauptausschusses im Zwei-Wochen-Rhythmus. Denn die Frage, ob ein Beschluss erledigt ist, ist oft nicht so schnell zu beantworten.

Frau Dr. Batscheider führt ein weiteres Beispiel an. Der Zuschussantrag der Neustädter Tafel werde von mindestens 3 Abteilungen bearbeitet: die Liegenschaftsabteilung, die Kämmerei, die Abteilung Ordnung und Soziales. Dieser Beschluss komme also auf die Liste und jetzt stelle sich die Frage, auf welche Liste? Auf die des Hauptausschusses oder des AfgA?

Dann müsse der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin – entweder des Amtes 1 oder des Amtes 2 (je nachdem wer als federführend erklärt wird) – vor dem nächsten HA also 3 Abteilungen telefonisch oder per mail nach dem Abarbeitungsstand fragen und hoffen, dass keiner der Sachbearbeiter krank, im Urlaub, auf Fortbildung oder Dienstreise ist. Innerhalb von 2 Wochen werde nicht viel abgearbeitet werden können, zumal ja auch noch andere Vorgänge auf dem Tisch liegen, also bleibe die Angelegenheit erst einmal auf der Liste, die immer länger wird. Eine aktuelle Kurzliste müsse trotzdem erstellt werden.

Die Bürgermeisterin fragt sich, welchen Erkenntnisgewinn die Selbstverwaltung hieraus beziehe. Auf der Kurzliste stehe nichts weiter als der Name der Vorlage und die Tatsache, dass der Beschluss noch in Arbeit sei.

Für die Bürgermeisterin seien diese Kurzlisten daher alles andere als ein hilfreiches FührungsInstrument. Sie führe ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht über Listen, sondern über Gespräche, die nicht schriftlich protokolliert würden. Sie appelliert an die Ausschussmitlgieder, der ohnehin schon stark belasteten Verwaltung diese Zusatzarbeit zu erparen.

Die Bürgermeisterin bittet die Mitglieder des Hauptausschusses darum, die Haltung noch einmal zu überdenken und – im Falles des Hauptausschusses – nicht auf einer zweiwöchentlichen Berichtspflicht zu bestehen. Wenn solche Berichte unbedingt gewünscht seien, möge doch wenigstens der Berichtszeitraum erweitert werden – z.B. auf ein halbes Jahr – alles andere sei unverhältnismäßig und nicht praktikabel.

Herr Kasten kann der Argumentation nicht folgen. Seiner Ansicht nach sei es doch kein Problem, die Frage nach dem „erledigt“ zu beantworten. So sei es doch klar, dass die Auftragsvergabe nach Unterzeichnung der Firma abgeschlossen sei. Die Leiterin der Verwaltung müsse doch wissen, wo noch etwas zu tun sei.

Herr Kahl betont, dass die Arbeitsgruppe unter Federführung von Herrn Holtfester einige Male zu diesem Thema getagt habe. Man habe das Thema etwas anders aufgezäumt. Man hatte sich darauf verständigt zu berichten, wenn es Abweichungen gebe. Dies war nicht strittig.

Frau Dr. Batscheider ergänzt, dass über die Planabweichungen ohnehin berichtet werde. Sie sehe in dem Antrag, dass das Misstrauen gegenüber der operativen Verwaltung tief sitze. Sie bestehe auf die Evaluierung in einem Jahr. Sie werde während dieses Jahres die Verwaltung bitten, den Stundenaufwand festzuhalten, der für die Erstellung und Pflege der Listen notwendig sein wird – in der Hoffnung, dass in einem Jahr die Diskussion auf dieser Grundlage noch einmal anders geführt werden kann.

Herr Reichert erläutert, er müsse immer wieder nach dem Stand des Bebauungsplanverfahrens MHKW fragen.

Herr Holtfester ist sich sicher, dass das Motiv kein Misstrauen gegenüber der Verwaltung sei. Ursprung sei ein Antrag in der Stadtverordnetenversammlung. Es werde nach einem Jahr evaluiert. Es helfe der Selbstverwaltung, einen Überblick über die gefassten Beschlüsse zu bekommen.

Herr Holtfester lässt über den Antrag von Herrn Kasten abstimmen: Der Satz 3 der Nr. 1 „Bericht der Verwaltung bzw. der Bürgermeisterin“ ist wie folgt zu ändern:

Es ist in allen Ausschüssen eine zusätzliche Kurzliste aller Beschlüsse zu stellen und dem Protokoll beizufügen. Die Beschlüsse bleiben bis zu ihrer Erledigung aufgelistet.

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: 6Nein-Stimmen: 0Enthaltung: 3

Herr Holtfester lässt über den Antrag von Herrn Dr. Böckenhauer abstimmen, der nach dem zweiten Satz der Nr. 1 „Berichte über die Umsetzung von Beschlüssen können in den Sitzungen der betroffenen Gremien auch mündlich abgegeben werden“, eingefügt werden soll:

Sie erfolgen unter dem für alle Ausschüsse ständigen Tagesordnungspunkt: Bericht über die Umsetzung der Beschlüsse        

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: 6Nein-Stimmen: 0Enthaltungen: 3

Beschluss:  

Die neuen Grundsätze des städtischen Berichtswesens werden beschlossen. Eine interne Evaluation des „neuen Berichtswesens“ soll nach einem Jahr erfolgen. Die schriftlichen Regelberichte sollen auf der Homepage für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.  

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: 6Nein-Stimmen: 0Enthaltung: 3