Mit der Änderung bzw. Neufassung der Geschäftsordnung im Juni 2025 wurden die Anforderungen an die Form der Ladungen zu den Sitzungen der Ausschüsse und Stadtverordnetenversammlung sowohl in elektronischer als auch in herkömmlicher Papierform in den §§ 3 und 8 der Geschäftsordnung konkret definiert. Damit wurde auf das Ergebnis eines Normenkontrollverfahrens des Oberverwaltungsgerichts Schleswig-Holstein in Sachen Zweitwohnungssteuer einer Umlandgemeinde eingegangen (siehe VO/3364/25, beschlossen in der Stadtverordnetenversammlung am 26.06.2025, TOP 10).
Mit dem Gesetz zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften vom 25.07.2025 (GVOBl. Schl.-H. 2025/121) hat der Gesetzgeber wenig später dann auch § 34 Gemeindeordnung (GO) neu gefasst und damit die Befugnis zur Regelung der Formanforderungen an die Ladungen noch eindeutiger an die Gemeinden über deren Geschäftsordnungen verlagert.
§ 34 Absatz 4 GO regelt dabei weiterhin die Ladungsfrist. Sie beträgt nach wie vor mindestens eine Woche. Aufgrund dieser gesetzlichen Festlegung ist auch bei der Neufassung der Geschäftsordnung im Juni 2025 keine weitere Regelung zum Bekanntgabezeitpunkt der Ladung aufgenommen worden. Die Geschäftsordnung regelt mithin in § 3 Absatz 5 und § 8 Absatz 5 die faktischen Formerfordernisse bei elektronischer Einladung sowie bei Nichtteilnahme am papierlosen Sitzungsdienst in Papierform, aber nicht ausdrücklich bis wann die Ladung zu erfolgen hat.
Es bleibt den Gemeinden überlassen, in der Geschäftsordnung zu bestimmen, wann die Ladungsfrist beginnt. Das Innenministerium des Landes hat jedoch mit Erlass vom 03.12.2025 seine Auffassung mitgeteilt, dass in den Fällen, in denen die Geschäftsordnungen eben keine Vorgaben zum Zeitpunkt der Bekanntgabe der Ladungen unter Berücksichtigung der einwöchigen Ladungsfrist enthalten, die Fiktionsregelung greift, dass nach § 110 Absatz 2 Satz 2 Landesverwaltungsgesetz eine elektronisch übermittelte Ladung erst am vierten Tag nach der Absendung als bekannt gegeben gilt. Dieses würde bedeuten, dass ohne Aufnahme einer Regelung des Zustellungszeitpunktes in der Geschäftsordnung bei Wochenfrist und weiteren vier Tagen mit Ablauftagsberechnung nach § 187 BGB eine Sitzung zwölf Tage zuvor elektronisch einzuladen wäre. Diese Frist kann hier nur selten gehalten werden. Es wird mithin eine erneute Anpassung der §§ 3 und 8 der Geschäftsordnung vorgeschlagen, die konkret den achten Tag vor einer Sitzung als spätesten Zeitpunkt für die Bekanntgabe der Ladungen sowohl durch Mail als auch per Zustellung in Papierform einsetzt.
alt § 3
Ausschüsse […] (5) Einladungen mit der Tagesordnung und den Sitzungsunterlagen der Ausschüsse werden in Papierform lediglich an Ausschussmitglieder sowie an die Fraktionsvorsitzenden und die Bürgervorsteherin oder den Bürgervorsteher versandt, soweit diese nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Alle anderen Stadtverordnete, bürgerliche Ausschussmitglieder und stellvertretende Ausschussmitglieder erhalten die Einladungen mit der Tagesordnung zu den Sitzungen der Ausschüsse durch E-Mail; die Sitzungsunterlagen sind dabei in elektronischer Form über das Ratsinformationssystem zur Verfügung zu stellen. […] | neu § 3
Ausschüsse […] (5) Einladungen mit der Tagesordnung und den Sitzungsunterlagen der Ausschüsse werden in Papierform lediglich an Ausschussmitglieder sowie an die Fraktionsvorsitzenden und die Bürgervorsteherin oder den Bürgervorsteher versandt spätestens am achten Tage vor der Sitzung zugestellt, soweit diese nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Alle anderen Stadtverordnete, bürgerliche Ausschussmitglieder und stellvertretende Ausschussmitglieder erhalten die Einladungen mit der Tagesordnung zu den Sitzungen der Ausschüsse spätestens am achten Tage vor der Sitzung durch Übermittlung einer E-Mail; die Sitzungsunterlagen sind dabei in elektronischer Form über das Ratsinformationssystem zur Verfügung zu stellen. […] |
alt § 8
Tagesordnung und Ladung […] (5) Die Einberufung der Stadtverordneten erfolgt durch schriftliche Ladung. Am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmende Stadtverordnete erhalten die Einladung mit der Tagesordnung mit E-Mail; die Sitzungsunterlagen sind dabei in elektronischer Form über das Ratsinformationssystem zur Verfügung zu stellen. Nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmenden Stadtverordneten ist die Einladung mit der Tagesordnung und den Sitzungsunterlagen in Papierform zuzustellen. Die Sitzungsunterlagen enthalten zu den einzelnen Punkten des öffentlichen Teils der Tagesordnung kurze Erläuterungen über Gegenstand und Ziel der Beratung (Beschlussvorlagen), die mit Ausnahme der Fälle nach § 35 Abs. 1 Satz 3 GO keine personenbezogenen Daten enthalten dürfen. Beschlussvorlagen zu nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten sind im Kopf deutlich als „Vertraulich – nicht für die Öffentlichkeit bestimmt!“ zu kennzeichnen. Personenbezogene Angaben sind in die Erläuterungen nur dann aufzunehmen, wenn sie für die Vorbereitung der Sitzung und die Entscheidung erforderlich sind. […] | neu § 8
Tagesordnung und Ladung […] (5) Die Einberufung der Stadtverordneten erfolgt durch schriftliche Ladung. Am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmende Stadtverordnete erhalten die Einladung mit der Tagesordnung mit E-Mail, die spätestens am achten Tage vor der Sitzung zu übermitteln ist; die Sitzungsunterlagen sind dabei in elektronischer Form über das Ratsinformationssystem zur Verfügung zu stellen. Nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmenden Stadtverordneten ist die Einladung mit der Tagesordnung und den Sitzungsunterlagen spätestens am achten Tage vor der Sitzung in Papierform zuzustellen. Die Sitzungsunterlagen enthalten zu den einzelnen Punkten des öffentlichen Teils der Tagesordnung kurze Erläuterungen über Gegenstand und Ziel der Beratung (Beschlussvorlagen), die mit Ausnahme der Fälle nach § 35 Abs. 1 Satz 3 GO keine personenbezogenen Daten enthalten dürfen. Beschlussvorlagen zu nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten sind im Kopf deutlich als „Vertraulich – nicht für die Öffentlichkeit bestimmt!“ zu kennzeichnen. Personenbezogene Angaben sind in die Erläuterungen nur dann aufzunehmen, wenn sie für die Vorbereitung der Sitzung und die Entscheidung erforderlich sind. […] |
