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Bürgerinfosystem Neustadt in Holstein
Vorlage - VO/1886/17-1
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Sachverhalt:A) Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst Nach Änderung der Geschäftsordnung in der Stadtverordnetenversammlung am 21.06.2018, durch die der optionale papierlose Sitzungsdienst ermöglicht wurde, sind bislang 35 Teilnahmeerklärungen eingegangen und umgesetzt.
Diagramm 1: Zugänge per Monat
Informationstermine der Verwaltung zum Thema Ratsinformationssystem und papierloser Sitzungsdienst haben bei den Fraktionen stattgefunden am 27.08.2018 (CDU), 22.10.2018 (SPD) und 03.12.18 (BGN).
Im Haushaltsjahr 2018 wurden an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst (Stadtverordnete und wählbare Bürgerinnen und Bürger als ordentliche Ausschussmitglieder) 10.680 € als Investitionszuschuss ausgezahlt, im laufenden Haushaltsjahr bis Mai 2019 bislang 318 €. Drei als stellvertretende Ausschussmitglieder gewählte wählbare Bürgerinnen und Bürger nehmen ohne Zuschussgewährung ausschließlich papierlos teil. Insgesamt überwiegt, betrachtet man alle am Sitzungsdienst teilnehmenden 76 Gremienmitglieder inkl. wählbare Bürgerinnen und Bürger sowie Ortsbeiratsmitglieder, noch mit 41 zu 35 Personen die Mehrzahl derjenigen, die nicht ausschließlich digital teilnehmen (Diagramm 2). Heruntergebrochen auf die 40 Stadtverordneten, steht die Teilnehmerzahl am papierlosen Sitzungsdienst hingegen bereits bei knapp 75% (29 von 40, Diagramm 3).
Fraktionsübersichten zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst
Erst die Verteilung der am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmenden Mitglieder in den jeweiligen Gremien macht deutlich, dass der überwiegende Anteil der nicht ausschließlich digital Mitwirkenden (11 Stadtverordnete, 23 wählbare Bürgerinnen und Bürger) auch nicht als ordentliches Mitglied in einem Ausschuss vertreten sind. Denn: Innerhalb aller Gremien überwiegt die Anzahl der papierlosen Sitzungsteilnehmer, der Ausschuss für gesellschaftliche Angelegenheit agiert sogar gänzlich digital. Die Zuschussgewährung nur auf Ausschussmitglieder zu beschränken, scheint insofern richtig.
Die weitere Reduzierung des für die Verwaltung anfallenden zeitlichen und materiellen Arbeitsaufwandes für die Erstellung und Verteilung der Papierversionen wird dadurch erzielt, dass verwaltungsintern (Amtsleiter, Bürgermeister etc.) und für die Presse kein Ausdruck mehr gefertigt wird. An zusätzlichen Sammelmappen werden gegenwärtig gem. nachträglich geänderten § 3 (5) der Geschäftsordnung für jede Ausschusssitzung zwei zusätzliche Ausdrucke für Nichtausschussmitglieder erstellt (Fraktionsvorsitzender B‘90/GRÜNE und Bürgervorsteher; beim Hauptausschuss nur ein zusätzlicher Ausdruck). Diagramm 4: Verhältnis aller ordentlichen Mitglieder nach Gremium
Fazit zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst: Die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes war als Option gewollt und wird von 35 Teilnehmerinnen und Teilnehmern wahrgenommen. Die in den Gremien als Mitglieder vertretenen Fraktionsmitglieder nehmen überwiegend am papierlosen Sitzungsdienst teil. Von insgesamt 86 ordentlichen Mitgliederplätzen der Stadtverordnetenversammlung und der fünf Ausschüsse werden für 63 Plätze Unterlagen ausschließlich digital zur Verfügung gestellt, 23 gedruckt und verteilt (Mittelwert der Gremien liegt bei 74%). Das Erreichen der kompletten papierlosen Sitzungsdienstteilnahme ist weiterhin aus Verwaltungssicht wünschenswert, um den Zeitaufwand für die Herstellung und den Versand der ausgedruckten Papierunterlagen komplett herunterzufahren. Umsetzbar scheint dieses jedoch nur durch das ausschließliche Vorsehen des digitalen Kommunikationsweges in der Geschäftsordnung. Die nicht als Ausschussmitglieder vertretenen wählbaren Bürgerinnen und Bürger scheinen nicht im Sinne des papierlosen Sitzungsdienstes erreicht worden zu sein. Hier muss auf den zukünftigen politischen Willen gesetzt werden.
B) Gegenüberstellung des Arbeits- und Dokumentenumfangs 2017 und 2018/19 Seitenmengen aller Gremien für das Kalenderjahr 2017:
Juli 2018 bis Juni 2019 unter Zugrundelegung der aktuellen Teilnehmerzahl:
Mit Beginn der Wahlzeit im Juni 2018 trat der optionale papierlose Sitzungsdienst in Kraft, erhöhte sich die Anzahl der Stadtverordneten von 30 auf 40 und der Ausschuss Umwelt und Verkehr ist entfallen. Neben einer Reduzierung des insgesamten Vorlagenvolumens innerhalb des Vergleichszeitraumes muss jedoch die naturgemäße Reduzierung der Auflagenstärken, also der zu fertigenden Exemplare an Unterlagenzusammenstellungen in die Betrachtung gezogen werden.
Personalaufwand im Mittelwert vor und nach Einführung des optionalen Sitzungsdienstes: Zeitaufwand für Kopieren, Sortieren, Legen, Kouvertieren und Ausfahren)2
)2 Schätzungen der gremienbetreuenden Stellen
Mittlerer Seitenumfang einer Sitzungsmappe und Kosten im Vergleich:
Fazit zur Gegenüberstellung des Arbeits- und Dokumentenumfangs 2017 und 2018/19: Mit der Umsetzung des papierlosen Sitzungsdienstes und aufgrund eines geringeren Unterlagenumfangs konnten in den Vergleichszeiträumen die Papier- und Druckmengen aller Gremien von 334.149 Seiten (oder auch etwa 134 Kartons Papier mit einer Stapelhöhe von etwa 35 Metern!) auf 74.729 Seiten reduziert werden, was bei einem Kostenfaktor von 0,0265 € je Seite einer rechnerischen Ersparnis von 6.874,63 € entspricht. Da die Papier- und Druckkosten bei der Zusammenstellung einer Sitzungsmappe allerdings nur etwa 1/10 bis 1/5 der Gesamtkosten ausmachen, sind - ungeachtet von Umweltaspekten - Reduzierungserwartungen von vornherein hier nur sekundärer Natur gewesen.
Aufgrund der Verteilung der Rüst- und Fahrzeiten auf eine insgesamt niedrigere Auflagenzahl ist der Zeitaufwand für die Herstellung des Produktes „Sitzungsmappe gedruckt und ausgefahren“ im Mittel um 8 Minuten gestiegen. Die Kosten für die verbliebenen Druckexemplare seit Einführung des optionalen papierlosen Sitzungsdienstes sind rechnerisch im Mittel um 5 € je Mappe gestiegen.
Waren 2017 für die 63 Gremiensitzungen im geschätzten Schnitt 11,28 Std., hochgerechnet demnach 710,64 Büroarbeitsstunden (etwa 92 Arbeitstage einer Vollzeitkraft!) aufgewendet worden, reduzierte sich der Zeitaufwand mit Einführung des optionalen Sitzungsdienstes im Vergleichszeitraum Juli 2018 bis Juni 2019 bei 60 Gremiensitzungen und einem Schnitt von 4,17 Std. auf 250,2 Büroarbeitsstunden. Bei einem Büroarbeitskostenwert von 43,16 € einer EG6-Stelle im Jahr 2017 entspricht dieses einer rechnerischen jährlichen Büroarbeitskosteneinsparung von 19.872,59 € [(710,64 - 250,2) * 43,16].
C) Erweiterung des Bürgerinformationssystems Das in den Internetauftritt der Stadt unter www.stadt-neustadt.de inkludierte Bürgerinformationssystem erfährt seit kurz vor Beginn der Wahlzeit 2018 verstärktes Interesse. Die Zugriffszahlen haben sich teils verfünffacht. Dieses ist sicher dem Umstand geschuldet, dass die Verwaltung seit Inkrafttreten einer „Dienstanweisung Sitzungsdienst“ Inhalte zum einen umfänglicher und zum anderen frühzeitiger zur Verfügung stellt. Zudem dürften sich Wahlkampfthemen und wichtige stadtpolitische Entscheidungen (KGN, Verwaltungsneubau, B-Plan 80…) auf die gestiegenen Zugriffe anhaltend ausgewirkt haben. Seit November 2018 informiert ein kurzer Startseitenartikel über die Inhalte der bevorstehenden Sitzungen; hier wurde eine Anregung der Selbstverwaltung kurzfristig aufgegriffen und umgesetzt. Seit März 2019 bewirbt die Stadt auch aktiv die Bürgerinfo-App; das gleiche, kostenlose Programm für Tablets, das auch den Gremienmitgliedern zur Verfügung steht, kann auch ohne Benutzerkonto für die öffentlichen Inhalte genutzt werden.
Diagramm 5: Zugriffsstatistik auf das Bürgerinformationssystem Stand Mai 2019:
D) Ausstehende Evaluierungserhebungen / Aus- und Rückblick In der Bezugsvorlage unter Punkt 3.3 aufgeführt ist eine Erhebung hinsichtlich der Zufriedenheit und der Usuability des Amts- und Ratsinfosystems. Diese ursprünglich vorgesehene Umfrage zur Organisation und Anwendung bei Verwaltung und Selbstverwaltung wird vorerst verschoben, da bereits kurzfristig auf eine ALLRIS-Version 4.x, wie sie bspw. auch beim Kreis Ostholstein im Einsatz ist, umgestellt werden wird. Es sind damit abweichende Bearbeitungsschritte für die Verwaltung sowie andere Möglichkeiten der Anwendung für die Verwaltung und Selbstverwaltung absehbar. Den Gesamteindruck, die dezentrale Gremienbetreuung, die Projektierung des papierlosen Sitzungsdiensts und die technische Umsetzung noch auf die gegenwärtige Programmversion abzufragen scheint insofern keinen Sinn zu machen. Der Fragebogen wird mithin an Verwaltung und Selbstverwaltung erst etwa ein halbes bis dreiviertel Jahr nach erfolgter Umstellung versandt und anschließend ausgewertet werden, um direkt für die neue Programmversion die technische Leistungsfähigkeit des Echtbetriebs, die Akzeptanz des Verfahrens unter den Stadtverordneten und Beschäftigten, mögliche Fehler und Verbesserungspotenziale, Ausbaubedarfe und letztlich die Zufriedenheit mit dem neuen System zu untersuchen.
Die Aufgabenstellung „Einführung papierloser Sitzungsdienst“ wird verwaltungsseitig dennoch als abgeschlossen angesehen. Zurückblickend sind kaum bis keine negativen Rückmeldungen zu dem gewählten Format und Ablauf seitens der beteiligten Gremienmitglieder eingegangen. Die Fortführung und weitere Entwicklung ist jetzt überwiegend rein operativer Natur und wird in der Verwaltung ggf. unter Beteiligung der Politik vorangetrieben. Wo immer möglich, wird auch weiterhin an den sprichwörtlichen Stellschrauben gestellt, um nach erfolgtem direkten Feedback die Abläufe - auch mit dem jetzigen Programmstand - zu optimieren:
- So kann z.B. seit Mitte Januar 2019 über das Ratsinformationssystem bereits in der Regel am Folgetag nach einer Sitzung der Beschluss und das Abstimmungsergebnis über den vorläufigen Niederschriftenauszug/Beschlussauszug eingesehen werden (auch unter Beifügung von Anlagen zur Sitzung). Die Verwaltung liefert mit Abschluss der Niederschrift nur noch die Wortbeiträge nach. Ein ggf. wochenlanges Warten auf die Beschlusslagen ist damit passé.
- Verwaltungsintern wurde mit der strukturierten Beschlussverfolgung und der frühzeitigen Bereitstellung der Sitzungsinhalte im Amtssystem der zeitverzögerte Papierversand der beglaubigten Beschlussauszüge (erst nach Behandlung der Niederschrift auf der Folgesitzung) eingestellt.
- Die Vorlagen- und Beschlusstransparenz nach innen ist verbessert sowie eine Termin- und Auftragsverwaltung einhergehend damit eingeführt worden.
- Mit der Nutzung der entsprechenden Statusübersichten kann auch intern ein funktionierendes Berichtswesen realisiert werden.
Fazit zu den ausstehenden Evaluierungserhebungen / Aus- und Rückblick Der digitale Sitzungsdienst scheint mit vielen kleineren und größeren Umsetzungen binnen der vergangenen 12 Monate insgesamt transparenter, effektiver und attraktiver für die Verwaltung, Selbstverwaltung und Bürgerinnen und Bürger geworden zu sein. Mit der Umstellung auf ALLRIS 4.x werden sich weitere Perspektiven eröffnen. Eine erneute Evaluierung unter Einbeziehung der Verwaltung und Selbstverwaltung wird erst nach erfolgtem Umstieg auf den höheren Programmstand erfolgen.
Beschlussvorschlag:Der Evaluierungsbericht wird zur Kenntnis genommen. Eine zukünftige Umstellung auf einen ausschließlich papierlosen Sitzungsdienst über eine Änderung der Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung und der Ausschüsse wird politisch unterstützt.
Finanzielle Auswirkungen:
Anlage/n:keine
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