Auszug - Evaluierung der Grundsätze des städtischen Berichtswesens  

Der Vorsitzende erläutert die Vorlage und erklärt, dass nach erfolgter Rücksprache mit den Ausschussvorsitzenden keine weiteren inhaltlichen oder verfahrensbedingten Änderungen zum Berichtswesen oder zur Beschlusskontrolle vorgeschlagen worden seien. Die ursprünglich zum Frühjar 2018 terminierte Evaluierung habe aufgrund der Kommunalwahlen im Mai 2018 keinen Sinn gemacht. Aus diesem Grunde habe er die Evaluierung erst jetzt angeschoben.

Herr Schmidt fragt, ob hinsichtlich der Verfahren zum Berichtswesen, der Beschlusskontrolle und der Berichterstattung in den Ausschüssen weiter unterschieden werden müsse. Er sehe die Darstellung von Arbeitsständen im Planung-, Umwelt- und Bauausschuss als wünschenswert für die Selbstverwaltung.

Herr Holtfester definiert das Berichtswesen in Gänze als Oberbegriff. Die abweichenden Verfahren innerhalb der Ausschüsse, teils durch Übersichten aus der ALLRIS-Beschlussverfolgung, teils durch erweiterte Listen, könnten losgelöst hiervon betrachtet werden.

Herr Kasten vertritt die Ansicht, dass sich die Evaluierung für die Selbstverwaltung auf die Beschlusskontrolle beziehen sollte, er könne hierzu aber keine Inhalte in der Synopse und Vorlage finden. Man solle darüber sprechen, ob die gegenwärtige Verfahrensweise der Selbstverwaltung ausreiche, was durch die Vorlage aber nicht erwirkt werde.

Herr Kahl erklärt, dass sich die Beschlussverfolgung in Punkt 1 der bisherigen Grundsätze und in der Entwurfsfassung wiederfinden lasse.

Herr Vowe erinnert, dass er im Bauausschuss mehrfach eingefordert habe, dass die Arbeitsschritte zu den B-Plänen aufgezeigt werden. Er wünsche sich, dass diese Inhalte und Umsetzungsschritte zu jeder Sitzung aktulisiert werden und dazu berichtet werde. Er spricht sich dafür aus, dieses explizit unter Punkt 1 aufzunehmen.

Herr Kahl erwidert, dass inhaltliche Regelungen für und in jedem Ausschuss getroffen werden könnten. Im Hauptausschuss sei man beispielsweise mit dem bisherigen Kurzbericht aus der Beschlussverfolgung zufrieden gewesen und könne hier unter dem Tagesordnungspunkt dazu nachfragen. Regelungen für jeden Ausschuss zur Beschlussverfolgung müssten nicht zusätzlich Inhalt der Grundsätze des Berichtswesens werden.

Herr Vowe ergänzt, dass aber seinerzeit genau mit diesem Argument die Verwaltung eine Erweiterung der Beschlusskontrolle für den Bauausschuss abgeblockt habe; man habe auf die in den Grundsätzen vorgesehene Kurzauflistung der Beschlüsse verwiesen.

Herr Holtfester wiederholt, dass im Vorwege mit allen Ausschussvorsitzenden Rücksprache gehalten worden sei. Von keiner Seite sei der Wunsch nach ergänzenden oder geänderten Verfahren vorgetragen worden, auch nicht für den Planungs-, Umwelt-, und Bauausschuss. Aufgrund dieser Tatsache seien die weitgehend redaktionellen Änderungen der Verwaltung gemäß der Vorlage erfolgt. Dieses könne man der Verwaltung jetzt nicht anlasten.

Herr Spieckermann und Frau Weise erläutern die aktuelle Version der Tabelle des Bauamtes zur Beschlusskontrolle für den Planungs-, Umwelt- und Hauptausschuss beispielhaft mit der Anzeige des Dokuments zur morgigen Ausschusssitzung.

Herr Heckel sieht die Tabelle zur Beschlusskontrolle für den PUBA als ausreichend an, weitere Informationen würden seiner Meinung nach zu einer Unübersichtlichkeit führen.

Herr Kasten verdeutlicht, dass es ihm darum gehe, die bauamtsseitigen Verfahrensschritte aufzuzeigen, um den Fortgang zu einem Beschluss nachvollziehen zu können.

Frau Weise erwidert, dass die Übernahme der Verfahrensschritte, die intern in den Verfahrensakten mitgezeichnet werden, die Liste sprengen würde.

Herr Vowe spricht sich nun gegen eine Erweiterung der gegenwärtigen Bauamtsliste aus. Die im Bauleitverfahren Kundigen würden um die Abläufe wissen, sobald die jeweiligen Beschlüsse zu den Plänen in der Stadtverordnetenversammlung gefasst worden seien. Auch seiner Ansicht nach würde die Forderung Herrn Kastens die jetzt geführte Liste für den Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss inhaltlich überfrachten.

Herr Weber schlägt vor, die Liste nicht nach Beschlüssen, sondern nach den Plänen aufzustellen, um deren Stände aufzuzeigen.

Protokollnotiz:

Dem Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss wird zweimal jährlich ein Bericht über Bauleitpläne und den F-Plan als Regelbericht vorgelegt – s. Ziff. 2 der Grundsätze (alt und Entwurf).

Der Vorsitzende stellt abschließend fest, dass auch durch die Formulierung der Neufassung der Grundsätze innerhalb der Ausschüsse die Ausgestaltung der Listen geregelt werden könne und lässt über den Beschlussvorschlag abstimmen.

Beschluss:  

Die Neufassung der Grundsätze des städtischen Berichtswesens wird wie vorgelegt beschlossen.

Abstimmungsergebnis:

einstimmig