Vorlage - VO/2973/23  

In folgenden sechs Punkten wird der aktuelle Sachstand erläutert:

1. Aktuelle Beschlusslage:

In der StvV am 06.05.2021 wurde mit VO/2620/21 im Zusammenhang mit dem Raumprogramm für den Architektenwettbewerb zum Thema Sitzungssaal (im Bestandsgebäude von 1984) bereits folgendes beschlossen:

„3. Die Verwaltung wird gebeten, zu prüfen, ob a) und in welcher Weise ein den Neuen Sitzungssaal vergrößernder Umbau möglich ist und b) eine Ertüchtigung der bestehenden Lüftungsanlage geschehen kann.“

Gemäß Beschluss der StvV vom 04.11.202 zur VO/2712/21 ist „Der Siegerentwurf aus dem hochbaulichen Realisierungswettbewerb für den Verwaltungsneubau in der Rosenstraße mit voraussichtlichen Gesamtausgaben in Höhe von 7.424.249,76 € (Eigenanteil) ist umzusetzen. Dabei sind der EEG-40 Standard und die Installation von Photovoltaikanlagen einzuplanen.“

Auf dieser Basis wurden nach Freigabe des HH 2022 folgende Planungsschritte durchgeführt:

2. Bisheriger Planungsablauf

• Vertragsverhandlung und Auftragserteilung Architekt                          01.12.21- 30.05.21
• EU-VgV-Verfahren TGA-Planer und Tragwerksplanung                   01.01.22- 01.07.22
• Beteiligungsprozess der Verwaltung am Grundriss mit

mehreren Nachjustierungen am Raumprogramm                            01.08.22- 30.11.22

• Ausschreibung und Beauftragung Freianlagenplaner                           01.02.22- 19.09.22
• Ausschreibung diverser kleiner Planungsleistungen           01.02.22- 01.07.22
• LPH 1-2 Architekten, TGA-Planer und Tragwerksplaner                      15.08.22- 30.01.23
• Vorgespräch mit GMSH und MILIG zum Förderantrag                         13.09.22
• B-Planänderung zur Schaffung Baurecht                     01.11.22- 23.02.23             

3. Weiterer Planungs- und Bauzeitenplan

• LPH 3 alle Planer        - 30.04.23
• Einreichung Förderantrag          - 30.05.23
• Einreichung Bauantrag       - 30.05.23
• Teilfreizug Rathaus        - 30.09.23
• Beginn Abbruch und Baugrubensicherung     - 24.10.23
• Gesamtfertigstellung         - 09.12.25

Weitere Meilensteine werden anhand des Zeitplanes vom 15.09.22 in der Sitzung gezeigt.

Voraussetzung für die Einhaltung des Gesamtfertigstellungstermins ist die angenommene Prüfzeit des Förderantrages 7,5 Monaten.

4. Vorstellung aktueller Vorplanungsstand (LPH 2 HOAI)

Die Pläne werden durch die Architekten und Haustechnikplaner in der Sitzung vorgestellt und sind in der digitalen Anlage einsehbar.

Neu ist, dass das Bestandsgebäude von 1984 mit in die Gesamtmaßnahme einbezogen werden muss. Dies ergibt sich aus mehreren Gründen:

- Brandschutzkonzept muss gemeinsam betrachtet werden

- ehemaliges Bürgerbüro wird für Sozialräume benötigt.

- WC’s im Keller werden zu Sanitäranlagen für Mitarbeitende umgebaut.

- Sitzungssaal soll eine neue Lüftungsanlage erhalten und die Akustik verbessert werden.

Da das Rathaus wegen der Lärm- und Staubbeeinträchtigungen ohnehin während der Bauzeit des Verwaltungsbaus weitgehend frei gezogen werden soll, bietet es sich an, auch folgende notwendigen Maßnahmen mit umzusetzen:

- Elektro- und Wasserinstallation erneuern

- energetische Verbesserung Außenwände und Dach

- Heizungsverteilnetz erneuern, um später für Niedrigtemperatur (Wärmepumpe)

  geeignet zu sein.

Die in der VO 2712/21 beschlossenen Vorgaben des EEG-40 Standards und der PV-Anlage sind in der Planung und den Kosten enthalten.

Die gem. VO/ 2620/21 zu prüfende Vergrößerung des Sitzungssaales lässt sich leider nicht umsetzen.

5. Raumprogramm

Das aktuelle Raumprogramm mit einer Gegenüberstellung Soll/Ist wird in der Sitzung gezeigt.

Demnach stellt sich die Erfüllung der Raumprogrammvorgaben im Neubau in der Summe wie folgt dar:

Hauptnutzflächen soll gem. Aufgabenstellung zum Wettbewerb 2021   1.592 m² für 73 MA

Hauptnutzflächen ist gem. aktuellem Vorentwurf Februar 2023             1.360 m² für 71 MA

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Flächendefizit:                232 m²

Büroplatzdefizit                 2 Arbeitsplätze

In mehreren intensiven Abstimmungsrunden in der Verwaltung und mit den Architekten ist es trotz des großen Flächendefizites notdürftig gelungen, die derzeitige Mitarbeitendenanzahl, bis auf 2 MA, im Gebäude unterzubringen. Dies war jedoch nur unter Inkaufnahme von Abstrichen bei den Bürogrößen (insbesondere im Dachgeschoss/ Bauamt), bei den Archivflächen und durch die Einbeziehung von Teilen des Gebäudeteils von 1984 möglich. Hier müssen Sozialbereiche im ehemaligen Bürgerbüro und WC’s im Keller untergebracht werden. Dafür werden die öffentlichen WC’s durch einen Neubau auf dem Klosterhof ersetzt, wie schon im HH 23 beschlossen. Die Archivflächen im Keller müssen mit verschiebbaren Kompaktregalsystemen ausgestattet werden, um das Flächendefizit zu kompensieren. Die ursprünglich eingeplanten Reserveflächen wurden verplant.

Der Stellenzuwachs des Stellenplanes 2023 ist im Gebäude nicht mehr unterzubringen. Dafür und auch für künftige Stellenzuwächse sind künftig keinerlei Reserven mehr im Rathaus vorhanden.

Es ist also nicht auszuschließen und zur Kenntnis zu nehmen, dass es auch künftig kleinere Außenstellen der Verwaltung in der Altstadt geben wird. Es wird ein politischer Beschluss benötigt, dass der Bestandsbau 1984 mit in die Baumaßnahme einbezogen wird.

6. Kosten

Die Kostenentwicklung vom Kostenrahmen (07.10.2021) bis zur aktuellen Kostenschätzung (23.01.2023) und die Auswirkungen auf die Eigenanteile werden in der Sitzung erläutert und sind in der digitalen Anlage einsehbar.

Folgende Hauptgründe sind dafür zu nennen:

- tatsächliche Baupreissteigerung gem. statistischem Baupreisindex liegt mit 34 % in den letzten

  2 Jahren wesentlich höher als Ende 2021 angenommen

- die Arbeiten zur Andockung des Neubaus an die beiden Bestandsgebäude sind

  statisch-konstruktiv noch aufwändiger als vermutet

- die Umlegung der Leitungstrassen im Hofbereich ist aufwändiger als vermutet

- PV-Anlage und kfw-40 Standard sind hinzugekommen

- Die Kosten im Bestandsbau von 1984 kommen hinzu für:

  - den Sozialbereich im ehemaligen Bürgerbüro,

  - die WC’s im Keller

  - die Lüftungsanlage und die Akustik für den Sitzungssaal

  - die Erneuerung der Elektro- und Wasserinstallation

  - die Erneuerung des Wärmeverteilnetzes und 

  - die energetische Verbesserung der Gebäudehülle

Die Eigenanteile für den Neubau erhöhen sich gem. Kostenschätzung von 7.424.249 € auf 9.905.925 €, also um 2.481.676 € brutto.

Hinzu kommen die o.g. Kosten für den Bestandsbau von 1984 in Höhe von 1.276.557 € zuzüglich der zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage noch nicht bekannten Kosten für die Erneuerung des Heizungsverteilnetzes und die energetische Verbesserung der Außenhülle. Diese Kosten werden im PUBA vorgetragen und vor der StvV in den Beschlussvorschlag eingepflegt.

Fazit: Damit die Gesamtfinanzierung der Maßnahme gesichert ist, ist es erforderlich die erhöhten Eigenanteile in Höhe von xxx € als VE im NTHH 2023 bereitzustellen. 

Der aktuellen Vorplanung für den Verwaltungsneubau mit geschätzten Gesamtkosten von 14.554.306 € brutto, davon 9.905.925 Eigenmittel, wird zugestimmt. Der Bestandsbau von 1984 mit dem Sitzungssaal soll mit Kosten in Höhe von geschätzten xxx € brutto in die Baumaßnahme einbezogen werden.

Die Gesamtfinanzierung der Maßnahme ist durch die Bereitstellung der erhöhten Eigenanteile in Höhe von xxx……€ im NTHH 2023 als VE sicherzustellen.

Nachhaltigkeitseinschätzung:

Vorplanung Stand 23.01.2023

Kostenentwicklung mit Eigenanteilen