Vorlage - VO/2620/21  

Im Rahmen des Rückfragenkolloquiums zum Architektenwettbewerb am 20.04.2021 fiel Herrn Reichert auf, dass der in der Machbarkeitsstudie vom 18.09.2018 als Variante angedachte größere neue Sitzungssaal auf dem Neubau des Amtes 2 in der Rosenstraße nicht im aktuellen Raumprogramm enthalten ist. Er stellte die Frage, wann dies beschlossen worden sei.

Die diesbezügliche Beschlusslage stellt sich wie folgt dar:

08.11.2018 Beschluss der StvV aus VO/ 1973/18/1-1:

Auszug:

„Die Ämter der Stadtverwaltung, das Kundencenter der Stadtwerke und eine Touristinformationsmöglichkeit sollen künftig am Standort Am Markt 1, Rosenstraße 2,2a,2b konzentriert werden.

Aus der Machbarbarkeitsstudie sind insbesondere folgende Ideen in die weitere Planung zu übernehmen:

-          Bau eines größeren Sitzungssaales im Dachgeschoss des Neubaus und Umbau des jetzigen Sitzungsaales zu Büros.

……“

Dieser Beschluss wurde unter der Annahme gefasst, dass auch ein Sitzungsaal förderfähig wäre.

Am 21.03. und 05.06.2019 wurde der Hauptausschuss darüber informiert, dass entgegen der bisherigen Annahmen, nur der Ersatzneubau des Amtes 2 mit Städtebauförderungsmitteln gefördert werden kann. Weitere Nutzungen seien nicht förderfähig und dürften auch nicht mit dem Amt 2 in einem Gebäude vermischt (übereinander angeordnet) werden.

Mit Schreiben vom 14.08.2019 wurden die Fraktionsvorsitzenden darüber per Mail informiert, dass man deshalb noch einmal prüfen müsse, ob am letzten Beschluss der StvV festgehalten werden solle. In Folge wurde dann dieser Beschluss gefasst:

18.06.2020 Beschluss der StvV aus VO 2418/20:

Auszug:

„A) Alle Satelliten- IT, Bauamt, Rosenstraße, Hochtorstraße, Archiv- sind in der großen[1]

     Lösung mit unterzubringen. (Abstimmungsergebnis : 25 Ja/12 Nein/0 Enthaltungen)

B) 1. Der Beschlussvorschlag VP 2418/20 vom 27.4.2020 wird abgelehnt.[2]

    2. Die Zentralisierung der Verwaltung am Standort Rosenstraße 2 ,2 a,2b ist nach wie vor

        erklärtes Ziel.

    3. Es soll deshalb zügig der Architektenwettbewerb für die sog. große Variante, also Amt

       1, 2 und 3 am Standort Rosenstraße durchgeführt werden.“

       (Abstimmungsergebnis: 22 Ja/ 15 Nein/ 0 Enthaltungen)

In Umsetzung des Beschlusses vom 18.06.2020 hat die Verwaltung das Raumprogramm überarbeitet und erstmals am 18.08.2020 den Fraktionsvorsitzenden zur Kenntnis zugesandt.

(ohne Sitzungssaal da im Beschluss vom 18.06. nicht enthalten).

Herr Kahl wies nach Prüfung des Raumprogrammes im Hauptausschuss am 19.08.2020 darauf hin, dass das Stadtarchiv fehle.  Andere Hinweise erfolgten nicht. Das Raumprogramm wurde angepasst und erneut am 17.09.2020 den Fraktionsvorsitzenden per Mail zur Kenntnis zugesandt.

Am 29.01.2021 erhielten die Fraktionsvorsitzenden die finale Auslobung (inkl. Raumprogramm vom 17.09.2020) per Mail zur Kenntnis. Anfang Februar wurde die Auslobung veröffentlicht.

Kann der Sitzungssaal als Teil des Raumprogrammes jetzt noch in den Wettbewerb aufgenommen werden und mit welchen Konsequenzen?

Änderungen der Auslobung können noch bis zum Rückfragenkolloquium erfolgen. Wenn das Protokoll zum Kolloquium verschickt wurde, müssen sich die Teilnehmenden darauf verlassen, dass die Aufgabenstellung abgeschlossen ist. Das Protokoll zum Kolloquium wurde bereits verschickt. Insofern könnte ein Eingriff in das laufende Wettbewerbsverfahren einen Verstoß gegen die RPW darstellen und im Zweifelsfall zur Ungültigkeit des Ergebnisses führen. Der Wettbewerb könnte auch abgebrochen und neu ausgelobt werden. Neben der zeitlichen Verzögerung wäre jedoch zu beachten, dass die angefallenen Wettbewerbskosten und die Bearbeitungshonorare i.H.v. ca. 31.000 € zu zahlen wären. Zudem wäre ein neu ausgelobter Wettbewerb nicht mehr förderfähig, da mit Mitteln der Städtebauförderung eine Maßnahme nur einmal gefördert werden kann. D.h. die Kosten i.H.v. ca. 85.000 € müssten vollständig von der Stadt übernommen werden.

Da vor Versand dieser Vorlage auf Grund der Kürze der Zeit keine Rücksprache mit dem wettbewerbsbetreuenden Büro mehr geführt werden konnte, wird die verlässliche Information zu den rechtlichen, zeitlichen und finanziellen Konsequenzen der Ergänzung des Raumprogrammes im laufenden Wettbewerbsverfahren mündlich in der Sitzung des PUBA am 04.05.21 und wenn gewünscht auch in der StvV am 06.05.21 vorgetragen.

Abgesehen von möglichen Verfahrensfehlern, stellt sich auch ein praktisches Problem. Das ausgelobte Raumprogramm ist für das begrenzte Grundstück weitestgehend ausgereizt. Sollte ein Sitzungssaal mit aufgenommen werden, müssten evtl. andere Räume aus dem Raumprogramm für den Neubau entnommen werden. Dies wurde auch bereits in der Machbarkeitsstudie vorgeschlagen. Dort wurden allerdings Büroräume im jetzigen Neuen Sitzungssaal geplant. Die Räume im Anbau von 1984 wurde jedoch erst 2015/2016 mit Fördermitteln saniert. Der Sitzungssaal war Teil des Sanierungskonzeptes und der damit verbundenen Brandschutzmaßnahmen. Eine Umnutzung dieser Flächen würde daher zu einer Rückzahlungsverpflichtung der Fördergelder führen, da die Zweckbindungsfrist noch bis 2041 läuft. Für die im Neubau auf Grund eines Sitzungssaales evtl. nicht mehr mit unterzubringenden Büroräume müsste also eine andere Lösung gefunden werden.

Fazit und Empfehlung der Verwaltung

Der Planungswettbewerb dient insbesondere dazu, eine geeignete Architektin oder einen geeigneten Architekten zu finden. Dazu sollen die Teilnehmenden im Wettbewerb antreten und die Qualität der Arbeiten entscheidet über den Zuschlag. Aufgrund der kurzen Zeitspanne und des abgeschlossenen Wettbewerbsumfelds, ist von den Teilnehmenden nicht zu erwarten, dass diese einen „fertigen Entwurf“ abliefern. Insofern kann das Wettbewerbsergebnis als erster Vorentwurf angesehen werden. Es ist üblich, dass Wettbewerbsergebnisse noch verschiedene Änderungen erfahren z.B., weil neue Erkenntnisse durch weitere Untersuchung der Planungsaufgabe gewonnen wurden oder weil zusätzliche Abstimmungen mit Akteuren stattgefunden haben.

Die Verwaltung empfiehlt daher den Wettbewerb zunächst ohne Ergänzung des Raumprogrammes weiter durchzuführen und den Preisträger auszuwählen. Die Fraktionen können in dieser Zeit beraten, ob ein zusätzlicher Sitzungssaal erforderlich und gewünscht ist und eine entsprechende Beschlussfassung herbeiführen.

Nach Abschluss des Wettbewerbes kann dann, wenn ein zusätzlicher Sitzungssaal geplant werden soll, dieser in dem Entwurf der Preisträgerin/des Preisträgers ergänzt und für den Gesamtentwurf eine Kostenschätzung erstellt werden. 

Der fertige Entwurf mit Kostenschätzung würde der Selbstverwaltung dann zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

[1] „Große Lösung“ bedeutet: Ämter 1,2 und 3 in Unterscheidung zur kleinen Lösung, in der nur Amt 2 enthalten ist. Die große Lösung enthielt nie automatisch einen neuen, größeren Sitzungssaal. Dieser war lediglich als Planungsvariante in der Machbarkeitsstudie enthalten.

[2] Der Beschlussvorschlag lautete: „Auf Grund der Haushaltslage wird von der bisher angestrebten Zentralisierung der gesamten Verwaltung am Standort Rosenstraße Abstand genommen. Es soll nunmehr zügig der Architektenwettbewerb für die sog. kleine Lösung, also nur das förderfähige Raumprogramm des Amtes 2 am Standort Rosenstraße durchgeführt werden.“

Das Raumprogramm des bereits laufenden Architektenwettbewerbes zum Ersatzneubau des Verwaltungsgebäudes in der Rosenstraße ist durch einen Sitzungssaal für 40 Stadtverordnete, 10 Verwaltungsmitarbeiter und 40 Gäste, also 90 Personen einschließlich Nebenanlagen, wie Foyer, Teeküche, WC’s, Lagerraum bei Verlängerung der Wettbewerbslaufzeit

a)      zu ergänzen

b)      jetzt noch nicht zu ergänzen, sondern nach Abschluss des Architektenwettbewerbes in die weitere Planung aufzunehmen

c)      gar nicht zu ergänzen, da unter der angespannten Haushaltslage ein Sitzungssaal nicht für zwingend erforderlich angesehen wird.

Auslobung