Vorlage - VO/2208/19  

Ausgangslage: Beschlussfassung in der Stadtverordnetenversammlung am 13.12.2018

“Die Stadt Neustadt in Holstein stellt das Rechnungswesen von kameraler Haushaltsführung

auf doppelte Buchführung (Doppik) um.

Die Umstellung erfolgt zum 01.01.2021, alternativ zum 01.01.2022.

Die erforderlichen Mittel werden in den jeweiligen Haushalten bereitgestellt.“

Aus dem Beschluss zur Umstellung auf die doppelte Buchführung ergaben sich zunächst folgende Aufgaben für die Verwaltung:

      Auswahl und Bildung eines Projektteams

      Klassifizierung Software anhand der zukünftigen Anforderungen wie z.B. e-Rechnung, Dokumenten Management System, Digitalisierung etc.

      Überprüfung der Leistungsfähigkeit der vorhandenen Software

      Auswahl und Einbindung externer Berater

      Erstellung einer Projektskizze und eines Zeitplanes mit Meilensteinen

      Ermittlung der erforderlichen Ressourcen und Voraussetzungen

In der Informationsveranstaltung für die Selbstverwaltung am 28.03.2019 wurden die Projektskizze sowie der Zeitplan vorgestellt. Die Zweckmäßigkeit der wesentlichen Anforderungen sowie die notwendigen Meilensteine des Umstellungsprozesses wurden durch Herrn Marc Neumann von dem Kompetenzteam von KOMMA ausführlich dargestellt und erläutert.

Anhand des Zeitplanes sind die erforderlichen Umsetzungsschritte in den einzelnen Abhängigkeiten und Prioritäten erklärt worden. Demzufolge wurde der 01.01.2022 als Umstellungszeitpunkt fixiert.

Der für den Umstellungsprozess wesentliche Ressourcenbedarf wurde ermittelt und in der Informationsveranstaltung begründet und erläutert. Nachfolgend werden die grundlegenden Erläuterungen für die Mittelanforderungen aufgeführt.

1. Erwerb und die Einführung (inklusive Anwenderschulungen) einer neuen Finanzsoftware in Höhe von ca. 100 - 110 TEUR in 2019/2020

Die Einführung einer neuen leistungsfähigen Software (kameral) in 2019/2020 ist notwendig, um frühzeitig Kompetenzen für die Umstellung auf die Doppik aufzubauen und eine funktionale Software zu implementieren, mit der die zukünftigen Anforderungen abgebildet werden können. Es sind daher jeweils Anwenderschulungen in dem kameralen sowie doppischen Software-Modul zu planen. Wesentlicher Meilenstein während des Umstellungsprozesses ist die Ausarbeitung eines doppischen Musterhaushaltes in 2020. Grundlage dafür sind die entsprechenden Daten der vorhergehenden Haushaltsjahre in einer neuen Software.

2. Ausschreibung und Einstellung von zwei Vollzeitstellen für die Anlagenbuchhaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in 2019 für ca. 115 TEUR p.a.

Die Anlagenbuchhaltung kommt als zusätzlicher, grundlegender Bestandteil der Bilanz zu den Aufgaben der Kameralistik hinzu. Diese Aufgabe wurde bisher durch die Finanzabteilung abgedeckt. Dies hat zu Einschränkungen in den eigentlichen Verantwortungsbereichen geführt. Aus den Erfahrungen der mittlerweile in Schleswig-Holstein umgestellten Kommunen hat sich ergeben, dass sich die Anlagenbuchhaltung als größter Risikofaktor für die zeitlichen Verzögerungen bei der Erstellung von Eröffnungsbilanzen sowie bei der fristgerechten Erstellung von Jahresabschlüssen herausgestellt hat. Weiterhin zeigen die Erfahrungen aus den Umstellungsprozessen vergleichbarer Kommunen, dass die Mindestvoraussetzung an die Personalressourcen 2 Vollzeitstellen sind, um die Aufgaben verantwortlich und fristgerecht wahrnehmen zu können. Nach überschlägiger Bewertung und vergleichbarer Stellenausschreibungen anderer Kommunen sind diese Stellen mit 9a-c zu bewerten.

 Um das Anlagevermögen der Stadt Neustadt in Holstein in der Eröffnungsbilanz abbilden zu können und eine laufende Bewirtschaftung des Anlagevermögens zu gewährleisten und im Vertretungsfall fortzuführen sowie regelmäßige Inventuren durchzuführen, ist die Personalgewinnung in der 2. Jahreshälfte 2019 wesentlicher Meilenstein des Umstellungsprozesses.

3. externe Projektbegleitung durch das Kompetenzteam Verwaltungsmanagement Bordesholm (KOMMA)

 Der Angebotskatalog einzelner Beratungsleistungen, Workshops und Schulungen für die Projektbegleitung durch das Kompetenzteam von KOMMA umfasst für die Dauer des Projektes von 2019-2023 lt. Projektskizze insgesamt ca. 50 TEUR. In welchem Umfang die vollumfängliche Inanspruchnahme der geplanten Leistungen notwendig sein wird, ergibt sich im Laufe des Projektes. Die Beauftragung erfolgt tageweise nach den tatsächlichen Erfordernissen bzw. dem Schulungsbedarf der einzelnen Fachbereiche.

Ziel beschriebener Vorgehensweise ist der Aufbau eigener Planungs- Bewirtschaftungs- und Jahresabschlusskompetenzen im Rahmen des Projektzeitraums mit eigenem Personal. So kann die Eröffnungsbilanz dem ersten doppischen Haushaltsbeschluss folgend zeitnah im Jahr 2022 vorgelegt werden; ebenso führt die zeitnahe Personal- und Softwarebereitstellung zur fristgerechten Vorlage auch bereits des ersten doppischen Jahresabschlusses im Jahr 2023.

Die Mittel für:

-          den Erwerb und die Einführung (inklusive Anwenderschulungen) einer neuen Finanzsoftware in Höhe von ca. 100 - 110 TEUR in 2019/2020

-          Ausschreibung und Einstellung von zwei Vollzeitstellen für die Anlagenbuchhaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in 2019 für ca. 115 TEUR p.a.

-          die externe Projektbegleitung, Schulungen und Beratung durch das Kompetenzteam Verwaltungsmanagement Bordesholm (KOMMA) in Höhe von ca. 50 TEUR für den Zeitraum von 2019-2023

werden bewilligt und in den entsprechenden Haushalten bereitgestellt. Die 2 Stellen werden in den Stellenplan 2020 aufgenommen. 

keine