Auszug - Sitzungsablauf der Hybrid-Videokonferenz  

Auf Nachfrage von Herrn Schmidt stellt Herr Sela namentlich die in der Aula anwesenden Stadtverordneten vor. Herr Schmidt merkt an, dass die Videokonferenzteilnehmer das Saalgeschehen nicht erkennen könnten.

Herr Kahl führt an, dass gegebenenfalls die Aufstellung weiterer Kameras eine Problemlösung herbeiführen könnte.

Bürgermeister Spieckermann ergänzt, dass die Verwaltung die Problemstellung aufnehmen werde und die Konzeption gegebenenfalls überarbeite.

Herr Cremer schlägt vor, Teilnehmerlisten per Mail einzureichen, aus denen die Präsenzteilnahme und die Videokonferenzteilnahme hervorgehe.

Herr Dr. Böckenhauer bittet um Regelung, wie die Anmeldung zur Redeliste erfolgen werden.

Protokollnotiz:

Aus den bislang im Hybrid-Videokonferenzformat erfolgten Sitzungen heraus wurde seitens einiger konferenzteilnehmenden Mitglieder der Selbstverwaltung wiederholt öffentlich bemängelt, dass sie den Abstimmungsvorgängen im Sitzungssaal nicht folgen können. Dieses ist mit Blick auf eine Wirksamkeit und Rechtsgültigkeit der in diesen Sitzungen gefassten Beschlüsse und einer aufgetretenen Außenwirkung kritisch zu beleuchten.

Im Sitzungssaal befinden sich drei Kameras. Erfasst werden

- das Rednerpult (hier befindet sich zusätzlich ein MacBook für Präsentationen aus dem Saal)

- die Sitzungsleitung nebst Bürgermeister

- die Saalteilnehmer in Totale

In der Konferenzsoftware werden diese zusammen mit den anderen Konferenzteilnehmenden als Video dargestellt. Ab dieser Stelle muss man drei Darstellungebenen unterscheiden:

1. Darstellung der Konferenz als Projektion im Saal über das Notebook am Platz der Sitzungsleitung,

2. Darstellung der Konferenz im Livestream auf YouTube über die anwesende Saalregie,

3. Darstellung der Konferenz für die Konferenzteilnehmenden.

Probleme der Nachverfolgbarkeit sind bislang weder aus dem Kreise der Livestreambesuchenden noch aus dem Kreise der Präsenzteilnehmenden an die Verwaltung herangetragen worden.

Das Sitzungserlebnis der Videokonferenzteilnehmenden ist von mehreren Faktoren abhängig, die aber kaum von der Regie, der Sitzungsleitung oder der Verwaltung beeinflusst werden können.

- gewähltes Endgerät (PC, Tablet, Smartphone)

- gewählter Konferenzclient (Programm/App, Browserdarstellung)

- Einstellungen innerhalb des Programms

- gewähltes Video-Layout (abhängig von Eingaben der/des Nutzendendem am Gerät) (außerhalb von Präsentationen/Bildschirmfreigaben))

- Aktiver Sprecher

- Galerie

- Mini

- Teilnehmervideo angepinnt

- Anzahl der Teilnehmenden skaliert die Darstellungen der Videos in der jeweiligen Anzeige

- Layout bei der Bildschirmfreigabe

- Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden

Es wird mithin davon ausgegangen, dass sich innerhalb des Kreises der Konferenzteilnehmenden seit dem am 28.01.2021 stattgefundenem Onboarding die Galeriensicht in der eigenen Nutzung durchgesetzt hat und diese dort insgesamt statisch abläuft. Das Video der Saalanwesenden wird in diesem Falle entsprechend klein dargestellt, so dass hierin die Erklärung der Problemstellung vermutet werden kann.

Die Sitzungsleitungen sind weiterhin angehalten, die Abstimmungen getrennt und in gebotener Ruhe erfolgen zu lassen sowie das Abstimmungsergebnis zusammenzufassen, um der Regie und den Videokonferenzteilnehmenden ein Umschalten auf die Totale zu ermöglichen.

Die Videokonferenzteilnehmenden sind erneut auf die Möglichkeit des Anpinnens / Anheftens des Videos der Saalaufnahme an ihrem Gerät bei Abstimmungen hinzuweisen. Es sollte zudem erneut deutlich gemacht werden, dass eine Darstellung des Chats im Rahmen der Projektion im Sitzungssaal erfolgt.

Die Anzahl der teilnehmenden Nichtausschussmitglieder in den Ausschusssitzungen sollte ggf. trotz bestehendem Teilnahme, Rede- und Antragsrecht reduziert werden, was eine unnötige Skalierung der Videos verhindern würde. Eine selbstkritische Hinterfragung sowohl der Selbstverwaltungsseite als auch der Verwaltungsseite – auch im Interesse der Sitzungsleitungen – wäre hierzu hilfreich. Reicht mir der Livestream zum Verfolgen der Sitzung in passiver Rolle? Muss ich im Sitzungssaal und in der Videokonferenz gleichzeitig sein?

Alternative wäre ggf. eine ausschließliche Teilnahme aller Beteiligten als Videokonferenz und Übertragung im öffentlich zugänglichen Raum und Internet.

Nachdem keine weiteren Beiträge vorliegen unterbricht der Vorsitzende die Sitzung von 19:54 bis 20:03 Uhr vor Wechsel in den nichtöffentlichen Teil für eine Lüftungspause sowie zum Umbau und Abschaltung des Livestreams.