Auszug - Niederschrift der Sitzung vom 18.06.2020  

Herr Reichert stellt die Richtigkeit der zu TOP 23.3 vom Bürgermeister genannten Fristverlängerung für die Teilnahme am Bundeswettbewerb „Naturstadt“ in Frage.

Bürgermeister Spieckermann erwidert, dass eine Anmeldung der Stadt erfolgt sei. Zu der in Frage gestellten Frist könne er momentan nur eine Protokollnotiz anbieten.

Herr Heckel ergänzt, dass die Frist tatsächlich coronabedingt nur um einen Monat auf den 30.06.2020 verlängert worden sei, die Stadt Neustadt in Holstein ihre Teilnahme angemeldet habe und hierüber im November entschieden werde. 320 Kommunen hätten sich beworben, von denen 40 berücksichtigt werden würden.

Herr Reichert stellt fest, dass die Protokollierung inhaltlich dann sogar stimmen würde.

Protokollnotiz:

Aufgrund der vergangenen Beiträge zu den zuletzt vorgelegten Niederschriften verschiedener Gremien wird grundsätzlich an dieser Stelle wie folgt informiert:

1. § 30 (1) Ziff. 14 der GeschO legt die Protokollform als Verlaufsprotokoll bei der Stadt Neustadt in Holstein fest. Im Unterschied zum Ergebnisprotokoll werden die Inhalte der Reden und Diskussionen der Teilnehmer wiedergegeben, da nachvollziehbar bleiben soll, was in der Zusammenkunft behandelt wurde und wie sich die Teilnehmer äußerten. Im Gegensatz zum Wortprotokoll wird der Verlauf jedoch nur sinngemäß zusammengefasst, so dass der innere Aufbau und Austausch von Argumenten sowie die gefundene Entscheidung insgesamt nachvollzogen werden kann.

2. Es kommt nicht auf die Richtigkeit oder Wahrheit des Gesagten oder des Geschehens an; es sind auch für die Protokollführenden erkennbar falsche Inhalte so wie erfolgt festzuhalten.

3. Aufgrund der Bedeutung der Niederschrift als Beweismittel (§§ 415 ff. ZPO) werden die formalen Voraussetzungen für das Zustandekommen der Sitzung, der Beschlussfassung und der Beratungsergebnisse dokumentiert. Den Erklärungen einzelner Teilnehmer, die nicht im Wortlaut, sondern zusammengefasst wiedergegeben werden, kommt keine besondere Beweiskraft zu. Die Beweiskraft als öffentliche Urkunde bezieht sich auf die Mindestinhalte der Niederschrift (VGH BW, VBIBW 1990 S. 186). Mindestinhalte einer Niederschrift sind nach § 40 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GO Zeit und Ort der Sitzung, die Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die Tagesordnung, der Wortlaut der Anträge und Beschlüsse und das Ergebnis der Abstimmungen. Die Geschäftsordnung legt lediglich weitere Inhalte fest.

4. Die Protokollführenden unterliegen keinerlei Weisungen. Die Niederschriften werden nach bestem Können und unter Berücksichtigung der Anforderungen, die an eine öffentliche Urkunde zu stellen sind, erstellt. Zwischen Protokollführung und Vorsitz muss Einigkeit über den Inhalt der Niederschrift bestehen (Rentsch, Erl. 3 zu § 41 GO in Gemeindeverfassungsrecht Schleswig-Holstein). Einwendungen gegen die Niederschrift können von allen Personen erhoben werden, die in den Sitzungen Anwesenheits- und Rederecht haben. Einwendungen liegen dann vor, wenn Mindestbe­standteile (siehe 3. Satz 4) fehlen, fehlerhaft dargestellt werden oder der geschilderte Verlauf der Beratungen ein anderer gewesen ist. Rein stilistische Änderungswünsche sind keine Einwendungen im Sinne der Vorschrift. Ein Änderungsantrag bedarf der Schriftform (§ 39 (3) GO). Eine Beschlussfassung über die Änderung erfolgt nach § 39 (1) GO mit relativer Mehrheit.

5. Es gibt kein rechtliches Erfordernis die Niederschrift durch die Gemeindevertretung genehmigen zu lassen. Eine entsprechende Beschlussfassung hat lediglich die Wirkung, dass keine Einwendungen mehr gegen die Niederschrift erhoben werden können.

6. Im Sinne der von der Selbstverwaltung geforderten Beschlussverfolgung wären erweiternde Ausführungen oder Nachfragen zu Inhalten von Tagesordnungspunkten einer vorherigen Sitzung nicht im Rahmen des Tagesordnungspunktes Niederschrift, sondern unter „Anfragen und Verschiedenes“ einzubringen. Eine thematische Strukturierung und verwaltungsseitige Zuordnung von eventuellen und aktuellen Handlungssträngen sollte dort erfolgen, nicht aber zum Punkt „letzte Niederschrift“.