Auszug - Fragen zum digitalen/papierlosen Sitzungsdienst  

Herr Kraatz fragt an, ob eine digitale Einreichung von Anträgen im Rahmen des Sitzungsdienstverfahrens möglich sei.

Herr Hopp erläutert, dass eine solche Möglichkeit im webbasierten Ratsinformationssystem grundsätzliche bestehe und von dort sogar vorab Anfragen zu einer Sitzung formuliert werden könnten. Die online über ein Formular versandten Anträge der Fraktionen könnten je nach Inhalt direkt von der Verwaltung in Sitzungsvorlagen umgewandelt werden. Im Rahmen einer Evaluierung sei ein solcher Schritt bereits berücksichtigt und wurde mit der Vorstellung der Eckpunkte im Hauptausschuss im Februar 2018 skizziert. Vorab müsse noch geprüft werden, ob programmseitig eine Rechtevergabe hierzu ausschließlich für die Fraktionsvorsitzenden vorgenommen werden könne.

Herr Schmidt erkundigt sich nach dem weiteren Verfahren der Zuschussauszahlung für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst.

Herr Hopp führt aus, dass nach Hinweis des Gemeindeprüfungsamtes der Zuschuss als Fraktionsmittel gehändelt werden solle. Dieses solle zeitnah erfolgen, wenn die jeweiligen Teilnahmeerklärungen abgegeben worden seien. Die Verwaltung sei an keinen Zahlweg gebunden; eine Zahlbarmachung an die Fraktion könne sowohl als Überweisung als auch bar oder per Scheck erfolgen.

Frau Giszas erklärt, dass ihr als Fraktionsvorsitzende eine Mittelweiterleitung zu aufwändig sei.

Frau Giszas erkundigt sich nach zu berücksichtigenden Maßnahmen hinsichtlich des Datenschutzes im papierlosen Sitzungsdienst.

Herr Hopp erläutert kurz die Verantwortlichkeiten der Stadt im Rahmen der Zugangsgewährung über ein rollenbasiertes Benutzerkonto zum Ratsinformationssystem auf elektronischem Wege. Die Mandatsträger seien ab Übergang der dort bereitgestellten Daten in ihren Verfügungsbereich ebenfalls Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen wie z.B. zum Zugangsschutz, zur Geräteverschlüsselung oder -weitergabe seien durch das Gremienmitglied selbstverantwortlich zu treffen. Gleiches gelte aber auch für den Umgang der Mandatsträger mit den Unterlagen in papierform, so dass die grundsätzlichen Schutzaspekte und die Sorgfaltspflichten aus der Geschäftsordnung herangezogen werden können und in der Teilnahmeerklärung am papierlosen Sitzungsdienst konkretisiert seien. Die Allris-App für den mobilen Sitzungdienst sei darüber hinaus mit Nutzerkennung und Verschlüsselung der heruntergeladenen Inhalte datenschutzkonform.